Comment faire un plan de stacking efficace en 4 étapes

Dans tout projet de déménagement, de regroupement ou de réorganisation de bureaux, construire un plan de stacking est une étape stratégique incontournable. Ce schéma visuel permet de répartir les équipes, services ou fonctions sur les différents étages d’un bâtiment. Il sert de fondation pour les décisions d’implantation, les arbitrages entre parties prenantes, et la cohérence globale du projet immobilier.

Mais entre les fichiers Excel, les présentations PowerPoint, les données RH mouvantes et les validations multiples, créer un plan de stacking efficace peut vite devenir un casse-tête. C’est là que Stackfit intervient : en digitalisant et en simplifiant tout le processus.

Voici les 4 étapes clés pour construire un plan de stacking performant — et comment Stackfit vous fait gagner du temps et de la clarté à chaque étape.

Étape 1 : Collecter les données clés

Avant de poser quoi que ce soit sur un schéma, il est essentiel de rassembler toutes les informations nécessaires à la construction du plan :

Les effectifs par équipe, service ou direction

Les surfaces disponibles par étage (m² utiles)

Les besoins spécifiques (confidentialité, proximité, équipements)

Les projections d’évolution (croissance ou réduction)

Le modèle de travail (fixe, flex office, hybride)

Ces données proviennent généralement de plusieurs sources : RH, immobilier, direction générale, métiers… Et sont souvent hétérogènes (tableurs, outils internes, e-mails…).

Il est essentiel de collecter toutes les données nécessaires avant de commencer le travail de stacking, afin de ne rien oublier. Partir d’une base complète et fiable permet de grandement simplifier le projet. Si un stacking démarre avec seulement la moitié des informations, un problème finira par apparaître. Imaginez, par exemple, qu’un manager vous interpelle en cours de projet : « Mais dites-moi, où est la nouvelle salle de formation que vous m’aviez promise lors de l’annonce ? » C’est alors que vous réalisez que cette salle n’a jamais été intégrée au programme : elle n’apparaît pas sur les plans, et il n’y a plus d’espace disponible pour l’ajouter. Il faut alors revoir toute la répartition des équipes sur l’étage, avec un risque d’impact sur les autres niveaux. Voilà pourquoi le recueil précis des besoins auprès des managers et des RH est absolument primordial.

Avec Stackfit :

Vous importez directement les données RH et immobilières dans la plateforme. L'intérêt de l'outil est de centraliser les données, d'avoir accès à tout instant à la liste des équipes, des espaces et des synergies existantes entre les différents services. Cela permet d'éviter la perte d'information et de s'assurer que tout a été pris en compte.

Vous pouvez lier chaque équipe à ses effectifs, besoins et contraintes. Vous pouvez choisir l'effectif de chaque équipe, son taux de flex, sa surface par poste de travail. Vous pouvez aussi définir les synergies qu'il existe entre chaque équipe, s'assurant qu'une direction reste sur un même étage ou sur des étages adjacents.

Vous visualisez automatiquement les ratios d’occupation (m²/personne) et les surfaces par étage. Nos indicateurs vous permettront de tracker en tant réel l'évolution des indicateurs clés du projet: taux de partage moyen sur le bâtiment, surface par poste de travail, effectif total, nombre de position secondaire par collaborateur...

Gagnez du temps et évitez les oublis en centralisant les informations du projet.

Étape 2 : Structurer les scenarii de répartition

Une fois les données collectées, vous pouvez commencer à tester différentes hypothèses :

Répartition par direction (Finance, RH, IT…) : cette organisation suit généralement l’organigramme de l’entreprise.

Regroupement selon les besoins d’interaction : cette approche nécessite de nombreux entretiens, collectifs ou individuels, afin de recueillir les fréquences d’interaction entre les différentes équipes. Il est ensuite indispensable d’établir une cartographie complète des synergies inter-équipes pour proposer le meilleur scénario de stacking possible.

Répartition selon les usages (collaboratif, concentration, client, etc.) : de plus en plus répandue, notamment dans les entreprises avec beaucoup de télétravail ou des équipes très mobiles. Lorsque le flex office est en place, il est nécessaire de prendre en compte les usages en plus des synergies entre équipes. On peut ainsi imaginer une zone dédiée aux salles de réunion, une autre à la concentration, et d’autres encore à la collaboration et aux échanges.

C’est l’étape la plus stratégique : elle permet de visualiser comment les entités pourraient s’implanter dans le bâtiment, en tenant compte des contraintes techniques, des flux, des effectifs et des souhaits de proximité.

Avec Stackfit :

Créez un ou plusieurs scénarios de stacking : avec l’outil, vous pouvez générer un nombre illimité de scénarios. Sauvegardez ceux qui vous paraissent les plus pertinents et échangez avec vos équipes pour affiner le choix.

-Testez visuellement différentes répartitions : modifiez simplement l’affectation d’une équipe d’un étage à un autre. Un simple drag and drop suffit pour déplacer une équipe et visualiser immédiatement les impacts sur la surface et la capacité de l’étage. -Comparez les versions grâce à des indicateurs clés (densité, surfaces restantes, taux d’occupation). Chaque scénario est accompagné de données chiffrées qui vous aident à prendre des décisions éclairées.

En un clic, vous passez de l’hypothèse à la visualisation claire et partagée.

Étape 3 : Valider avec les parties prenantes

Un bon plan de stacking est partagé, compris et validé collectivement. RH, direction, métiers, DSI, FM : tous ont leur mot à dire. L’enjeu est de transformer une proposition technique en décision collective claire et alignée. L'alignement des directeurs est clé dans la communication envers les équipes.

Mais faire valider un plan avec des fichiers Excel peu lisibles ou des PowerPoint statiques rend l’exercice complexe. Un fichier ne peut pas simplement être modifié lorsqu’un manager formule une nouvelle demande. Il faut tout recalculer et passer des heures de travail supplémentaires pour élaborer un stacking qui tienne compte de cette contrainte. Avec l’outil Stackfit, les modifications en temps réel permettent d’éviter ce problème et de gagner un temps précieux.

Avec Stackfit :

Organisez des ateliers de co-construction avec les parties prenantes. Lors de ces ateliers, vous pourrez modifier en direct le plan de stacking et visualiser immédiatement les impacts sur les synergies, les contraintes métiers, la surface et la capacité de chaque étage. Vous disposez ainsi d’une visibilité claire sur le respect de toutes les contraintes, à chaque instant. L’objectif est de rendre l’atelier participatif, afin de montrer concrètement aux participants pourquoi certaines demandes ne sont pas réalisables. Le fait de le voir représenté visuellement permet d’accepter plus facilement les contraintes du bâtiment et l’impossibilité de certaines requêtes.

Partagez les plans en ligne, permettez aux parties prenantes de créer eux-mêmes leur scénario ou de modifier le votre.

Tracez les modifications et les arbitrages (par qui, quand, pourquoi).

Générez des exports clairs pour vos présentations de comité ou d’équipe projet. Avec l'outil, vous pouvez exporter le programme en version excel ainsi qu'un rapport PDF reprenant tous les scénarios avec les indicateurs correspondants.

Vous facilitez le consensus tout en gagnant en professionnalisme et en transparence.

Étape 4 : Piloter et ajuster le plan dans le temps

Un plan de stacking n’est pas figé. Les projets évoluent, les effectifs bougent, les organisations changent. Il est donc essentiel de mettre à jour facilement le plan selon la réalité terrain.

Avec un fichier Excel, cela signifie souvent tout recommencer ou jongler entre des dizaines de versions. Ce manque d’agilité peut vite faire perdre en fiabilité.

Avec Stackfit :

Mettez à jour en temps réel les données d’effectifs ou les attributions.

Ajustez le plan si une équipe évolue ou si un étage est libéré.

Suivez l’occupation réelle et détectez les opportunités d’optimisation.

Passez du scénario à la mise en œuvre sans rupture.

Votre stacking plan devient un outil vivant, pilotable dans la durée.

En résumé : Stackfit vs méthode classique

Avec les méthodes traditionnelles, le travail de stacking repose sur des tableurs Excel et des présentations PowerPoint, ce qui implique une collecte de données éclatée, des copier-coller multiples, une construction de scénarios longue, manuelle et peu visuelle, ainsi qu’une validation fastidieuse par échanges de fichiers et aller-retour incessants. Le suivi devient rapidement complexe avec des versions multiples et des mises à jour manuelles. À l’inverse, StackFit simplifie et fluidifie l’ensemble du processus : les données sont importées automatiquement et centralisées, la construction des scénarios se fait par simple glisser-déposer avec une visualisation instantanée, la validation devient collaborative grâce au partage, aux commentaires et à l’historique intégré, et le suivi se fait en temps réel pour un pilotage continu et sans perte d’information.

Conclusion : Stackfit, le plan de stacking réinventé

Construire un plan de stacking efficace ne se limite pas à remplir un tableau : c’est un outil de pilotage stratégique, qui sert à prendre de meilleures décisions, plus vite, avec plus de clarté. Et c’est précisément ce que permet Stackfit.

Avec Stackfit, vous passez :

d’un fichier statique à un outil dynamique ;

d’un processus fastidieux à un pilotage fluide ;

d’un document RH à un levier de dialogue stratégique.

Que vous soyez chef de projet, AMO, workplace strategist ou responsable immobilier, Stackfit vous aide à construire, valider et adapter vos plans de stacking avec efficacité et agilité.